Gestión documental en la empresa

Información, dato, documento, archivo, custodia, seguridad, autorización, almacén, gestión, orden, clasificación, ubicación, localización, tipología, conservación, proceso, negocio, histórico, normalización, workflow, usuarios, LOPD o ISO son algunos de los vocablos que forman parte de la denominada gestión documental.

“Los archivos son el reflejo de una actividad práctica, jurídica o administrativa de una institución. Un archivo no es la simple recopilación o colección de documentos, sino un conjunto orgánico de documentos unidos por un vínculo originario o de procedencia, que sirven para recuperar con agilidad y en tiempo oportuno toda la información almacenada por una oficina o institución en el curso de su actividad. Además, estos se organizan y conservan según el orden natural de funcionamiento de la entidad”. Carlos Alberto Zapata (Presidente de la Sociedad Colombiana de Archivistas).

A lo largo de la historia de la humanidad hemos ido gestando, fabricando, trasladando y archivando el conocimiento de una época a otra, “almacenándolo” de tal forma que esta información estuviera disponible para siguientes generaciones: desde la Edad de Piedra en paredes de cuevas mediante jeroglíficos hasta el el antiguo Egipto mediante símbolos, efígies, y papiros. Siglos después, en la ya era moderna, los responsables de todo este “gran almacén de contenidos y conocimientos” pasaron a ser los bibliotecarios. Ellos eran pues los custodios y guardianes, no solo de proteger esta información, sino también de conseguir que se divulgara en las épocas venideras. Nació así el concepto de Biblioteconomía y Documentación: la ciencia cuyo objetivo es el desarrollo y estudio de las bibliotecas, y cuyo propósito es el tratamiento y optimización de los testimonios -datos- a través de sistemas y redes de comunicación. La aparición de la tecnología desembocó a principios del siglo XXI en lo que se conoce como gestión documental.

Gestión documental en la empresa. Introducción

La mayoría de las sociedades necesitan tratar, acceder y disponer de la información relevante de forma precisa en tiempo y forma. Desean obtener sus datos archivados, de una manera en la que ningún proceso relevante de negocio se pueda ver afectado por problemáticas en el sistema de gestión documental. Toda nuestra vida hemos guardado información en papel, carpetas, cajas, almacenes, con una más que alta probabilidad de que ocurriera algún suceso ajeno a nuestra custodia que provocase la pérdida de información tan preciada. Al margen del peligro que todo esto conlleva, los grandes volúmenes de información que producen a diario las empresas provocan, irremediablemente, la necesidad de poseer grandes almacenes que permitan guardar y custodiar estos documentos y, sobre todo, poder gestionarlos de forma ágil y con respuestas tempranas.

Gestión documental - Workflow

gestión documental gráfico

Para hacernos una idea general, no es nuevo que la información según los soportes que han ido naciendo a lo largo de la historia se hayan “guardado” según su tipología en tarjetas perforadas, discos magnéticos, cintas, tambores, pendrives, papel, vinilo, vídeo o tarjeta fotográfica según su época de evolución. De esta forma, se provoca la necesidad de disponer de “dispositivos” adaptados a cada uno de esas “informaciones” para poder acceder y procesar todos estos diferentes contenidos. Argumentando todo esto, se concluye la necesidad de un sistema de gestión documental que:

  • Capture la información de cualquier tipología y sea capaz de almacenarla.
  • Autorice, gestione, proteja y custodie y procese la información en base a las necesidades y procesos definidos dentro de mi workflow empresarial.
  • Normalice la información en base a estos procesos y siga las normativas internacionales en materia de gestión documental (ISO).
  • Audite (LOPD).
  • Autorice a usuarios numerados a acceder a la información, etc.
  • Sea capaz de administrar el flujo de documentos de forma que cualquier proceso empresarial sea respondido cuando lo requiera un usuario

Gestión documental en la empresa. Qué es y ciclo de vida del documento

La mayoría de las sociedades necesitan tratar, acceder, y disponer de la información de forma ágil y gestionada correctamente. La gestión documental es un completo sistema que transforma los documentos de las corporaciones en recursos y conocimientos empresariales de un alto valor. Son aplicaciones que, mediante la tecnología, son capaces de manipular y gestionar documentos que aporten soluciones integrales a toda una corporación, sea del tipo que sea. Bajo esta conceptualización, nacen varias nomenclaturas. Algunas de ellas:

  • Gestión de contenidos corporativo.
  • Gestión de documentos.
  • Gestión de archivos.
  • Gestión documental

Gestión documental - Funciones

En estos sistemas de Gestión documental convergen tres elementos que se relacionan de manera continua:

  • Gestión administrativa: conjunto de elementos que se desarrollan para cumplir una misión dentro de los ámbitos de un negocio.
  • Gestión de la información: comprendida como el desarrollo de flujo de información para la evolución del negocio.
  • Gestión documental: comprendida como el área de gestión considerada para conseguir la eficacia en la disposición y tratamiento de los documentos.

Bajo este ciclo simplificado, se contextualiza dentro de un entorno empresarial la vinculación entre las diferentes unidades de negocio y sus relaciones con los aspectos funcionales de cara a la gestión documental. Así pues, cuando creamos un documento en el que el trámite del proceso ya está acordado y circunscrito a los procedimientos de la empresa, el SGD (Sistema de Gestión Documental) es capaz de reconocer todas las “moléculas” que lo conforman para aunar y gestionar como un todo unificado los documentos que se generaron durante el proceso en cuestión. Con ello, se avala y certifica que todos los documentos generados durante uno de los procesos definidos en el SGD se han ejecutado durante el ciclo de vida y se evita, así, la generación de documentos, transacciones y tiempos innecesarios. El objetivo con un SGD, además de agilizar procesos, es ahorrar costes y proporcionar proactividad tanto a los usuarios como a las propias corporaciones.

Gestión documental

 

Agradecimiento personal

Me han ofrecido la oportunidad de volver a escribir y la posibilidad de colaborar en un proyecto editorial en la consultora tecnológica SIAG Consulting, mi nuevo reto empresarial desde este inicio de año 2016. Estoy tremendamente agradecida e ilusionada de que me dejen aportar mi montoncito de arena a este gran mundo del “escribiente neófito”, del que siempre he formado parte, y que he tenido a bien denominarlo como la transmisión y gestión del conocimiento desde mi punto de vista cuántico. Lo siento, soy muy de Ciencias. Siempre me ha apasionado la Física cuántica (“la ciencia que estudia los fenómenos desde el punto de vista de la totalidad de las posibilidades. La que contempla aquello que no se ve y explica los fenómenos desde lo no visible”) y aplicar dicho concepto a todos los aspectos de mi vida. Pero ello no quiere decir que no me gusten también las letras.

Recientemente, he leído un libro que compré las navidades pasadas a mi hija mayor Sandra, y que espero que la pequeña, Olga, también lea: “El vendedor de sueños” de Augusto Cury, una novela que pretende transmitir a los lectores un mensaje de optimismo, en el que se refleja, coomo dice su editor, “la necesidad de vivir los sueños y no conformarse con una vida cómoda”.

Con permiso de Cury, y con ánimo de no ser acusada de plagio, coincido con él, en dedicar mi primer artículo en Solo pienso en TIC a todas aquellas personas, compañeros, lectores, curiosos, “que son capaces de vender sueños a través de su inteligencia, capacidad crítica, sensibilidad, sinceridad y generosidad. Los vendedores de sueños, suelen ser marginales en la sociedad. Son anormales…”. Me encantaría ser como ellos y ser parte de su círculo.

Quiero que entendáis que intentar transmitir y recolectar “ideas” de forma ordenada, que se transformen en algo práctico y ayude a los demás a comprender lo que se escribe y no caigan en el aburrimiento, resulta a veces muy agobiante y una gran responsabilidad. Perdonadme si creéis que no he conseguido trasladar lo que pretendo y gracias a todos los que formáis parte de mi vida profesional, con mención especial a SIAG una vez más por invitarme, a compañeros, amigos y especialmente a mi familia, por robarles mi tiempo con ellos; su tiempo.

“Tu riqueza, poder y felicidad aumentan con tu capacidad para comunicarte.” Robert Kiyosaki

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Escrito por

Diplomada en Informática con más de 25 años de experiencia desempeñando puestos de Dirección: Desarrollo de Negocio, Gestión de Conocimiento, Planificación y Desarrollo, Arquitectura, Consultoría, Formación para IT. Directora del Master de Gestión y Dirección de Tecnologías de la Información en IDE-CESEM y Profesor de Auditoria y Análisis de Datos.

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