Gestión documental en un hospital

La implantación de un SGD en un hospital comienza por la involucración general de los órganos del mismo, así como de todos los profesionales con capacitación, que forman parte del ciclo de vida de la generación y trámites de toda la documentación de un paciente (por poner un ejemplo y sin entrar en muchos detalles), tanto desde el punto de vista administrativo, como desde el punto de vista médico, al margen de otros trámites, que conforman la cadena de valor de un hospital.

Dentro de los aspectos generales, existen otros a tener en cuenta:

  • Administrativos (mencionado anteriormente). Definiendo las políticas del SGD. Elementos involucrados: físicos, humanos, técnicos, soporte (infraestructura para las historias clínicas), económicos…
  • Infraestructura tecnológica: desarrollo de aplicaciones de optimización de procesos y todos los aspectos en la definición de auditorias, gestión de riesgos, mejora en la calidad, agilidad, etc.

A continuación, considero que algunos de los elementos intervinientes que podemos constatar en el tratamiento y gestión de los procesos de la Gestión documental de un hospital son:

  • Planificación de las diferentes actividades a considerar. Procesos.
  • Producción documental (origen de la información, formatos, tratamiento).
  • Trámites hospitalarios: gestiones en las que los usuarios unifican actividades en las que se relacionan las peticiones de un paciente, con la gestión médica y/o administrativa en la gestión de sus documentos hasta que se ejecuta dicha petición.
  • Organización dentro del propio inventario de documentos.
  • Transferencia o ubicación aplicando las garantías de guardia y custodia.
  • Acceso a los documentos: Autorización, permisos y consultas en base a tipología de usuario, de información (sensible).
  • Custodia: disposición de la custodia de la documentación en elementos tecnológicos que garanticen su seguridad y permita el almacenamiento en redes, servidores y equipos adecuados.
  • Conservación, eliminación de documentos e historia.

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Gestión documental en un hospital. Fases en la implementación:

  • La implementación debe estar en línea con los objetivos de estrategia definidos (integridad, acceso a los documentos).
  • Establecimiento de hitos para las actividades identificadas en los procesos (ejemplo: pacientes).
  • Asignación de recursos implicados.
  • Interacción con otras aplicaciones del sistema sanitario.
  • Implementación en la gestión de Apoyo.

Gestión documental en un hospital. Archivos:

Establecimiento de métricas y normas en la gestión de documentos (ficheros físicos, bases de datos):

  • Planes de contingencia en caso de incidentes
  • Gestión de documentos texto: custodia, fotocopiado, digitalización, etc.
  • Gestión de documentos especiales: radiografías, sonoros, ecografías…
  • Capacitación en auditoria, control interno, control de gestión.
  • Gestión de Calidad.

En este artículo y en el anterior, que pueden extenderse hasta conformar un gran libro y de recopilación de experiencias, he tratado de introducir y dar una breve reseña, de los aspectos fundamentales y básicos que se deben tener en cuenta a la hora de implementar un gestor documental, sin entrar en detalles como:

  • Definición de estrategias.
  • Definición de experiencias.
  • Gestión y normativa de usuario.
  • Explotación.

Y otros aspectos igual de relevantes que forman parte de este gran entramado en los SGD, como puede ser el almacenamiento en la nube: Cloud Computing, Big Data, App’s, Data Analytics, BI, CRM, ERP, etc.

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Escrito por

Diplomada en Informática con más de 25 años de experiencia desempeñando puestos de Dirección: Desarrollo de Negocio, Gestión de Conocimiento, Planificación y Desarrollo, Arquitectura, Consultoría, Formación para IT. Directora del Master de Gestión y Dirección de Tecnologías de la Información en IDE-CESEM y Profesor de Auditoria y Análisis de Datos.

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